Terkadang meeting yang berkepanjangan membuat pesertanya menjadi bosan dan mengeluhkan waktu yang terbuang begitu saja. Akhirnya jadwal meeting menjadi momok yang mengesalkan. Padahal di meeting-lah menjadi forum bersama untuk meningkatkan kinerja.

Untuk membuat meeting menarik, coba ajak tim Anda mengidentifikasi produksi yang paling sukses yang dihasilkan oleh tim itu. Kemudian naikan dua issue menarik dalam daftar pekerjaan mereka. Anda juga bisa mengelola grup socmed yang isinya merupakan pengetahuan, wawasan dan informasi yang berguna bagi kepentingan tim –tapi bukan grup gosip.

Hal yang dapat membuat meeting menarik adalah kesempatan seseorang untuk memimpin meeting. Jika Anda dalam posisi pengambil keputusan, maka Anda harus menyingkirkan posisi itu sementara. Buatlah seseorang yang ditunjuk –lebih baik bergilir setiap meeting bergantian, mengatur semua lalu lintas meeting. Keputusan harus dapat diambil oleh si pemimpin meeting dan dipatuhi oleh semua peserta termasuk Anda sendiri.

Buatlah semua orang memasukan materi meeting yang menarik maksimal 24 jam sebelum jadwal meeting berlangsung. Mungkin dengan sedikit ‘pemaksaan’, Anda akan memperoleh materi meeting yang menarik yang belum pernah terpikirkan sebelumnya. Kirimkan materi meeting yang baik itu ke semua peserta meeting keesokan harinya. Ini akan membantu meeting langsung berjalan begitu dibuka.

Perhatikan langkah-langkah berikut:

  • Tentukan bahasan dalam meeting, ini akan membantu semua orang fokus pada materi yang sama.
  • Tunjuk secara bergiliran setiap meeting salah satu anggota tim
  • Satu pemimpin meeting akan membuat jalannya meeting jadi lebih jelas dan fokus.
  • Pemilihan kata dan kalimat yang baik akan membuat semua orang dalam meeting berada dalam alur yang sama.
  • Buatlah notulen dengan menunjuk satu orang saja.
  • Notulen yang dibuat merupakan kesimpulan dan ringkasan meeting yang harus disebarkan pada setiap peserta meeting kurang dari 24 jam.
  • Buatlah diri Anda sebagai pemimpin yang baik dengan memberikan jaminan berjalannya keputusan meeting.

– See more at: bisnisindeks.com